Proje Yönetimi: İletişim

İletişim, çoğu zaman görmezden gelinen bir konu ancak yi bir proje ve yönetimin aslında özde tek bir sırrı var. O da etkili iletişim.

İş hayatında başarılı olmak için de, alan bilgisinden çok yaptığınız işin sunumunu yapabilme becerisi ön plana çıkıyor. Doğru ve etkin iletişim olduğu sürece, tüm diğer sorunların çözümü de, bir şekilde bulunuyor.

Diğer alanları bilmiyorum ama mühendislikte iletişim büyük bir problem. Bunun sebebi, birçok mühendisin bu işi tercih etme sebeplerinden birinin, sosyal iletişimden kaçmaları. Bu yüzden de, iletişimi önemsiz görmeleri, hayata sadece işin sonucu olarak bakmaları. Yaptım, bitti!

Mühendisler, mühendisliği sevdikleri için yapıyorlar. Sevdikleri için, yaptıkları işte en iyisini yapmaya uğraşıyorlar, çıktılardan memnun kalmıyorlar. Doğal olarak proje gereksinimleri, finansal gerçekler, şirket poltikası, proje hedefleri onları pek ilgilendirmiyor. Yaptıkları işi, özellikle ürün odaklı ise, en önemli iş olarak görüyorlar. Diğer tüm konuları önemsiz detaylar olarak görüyorlar. İletişim içeren konularda teknik detay yoksa, ilgi göstermiyorlar, erteliyorlar. Halbuki pazarlama olmadan, iletişim olmadan hiçbir şey olmuyor. Ellerindeki projeler de, bu iletişimin bir sonucu.

Başka bir sebep ise, herkesi kendileri gibi görmeleri. Yani herkes teknik detayları anlıyor, konuşulan şeyleri aklında tutuyor, tüm ilgisini mühendisin işine veriyor.

Proje yöneticisi için, bu gibi yaklaşımlar en büyük zorluklar. Teknik proje yöneticisi ise, karar gerektiren her iş, dışarıyla iletişim kurulacak her türlü teknik detay, proje yöneticisine bırakılabiliyor. Teknik değil ise, süreci anlaması, takip edebilmesi, tüm o teknik detaylar içerisinden işine yarayacak bilgiyi çekebilmesi zaman ve sabır istiyor. Zaman zaman, elinize makinalı tüfek alıp, tüm ofisi taramak istiyorsanız, yalnız değilsiniz.

Benim kendi tecrübelerimden dikkatimi çeken temel iki sorun var. Birincisi, proje yöneticisi olarak iş paketinin durumunu sormada yapılan yanlışlık. Ne zaman bitirirsin, şuraya yetiştirmemiz gerekiyor diye sorarsanız, alacağınız cevap muhtemelen küfürlü olacaktır ya da kullanışsız. O nedenle, biraz alanı anlayıp, en azından iş adımlarını anlayıp, ne kaldı diye sormak; kalan iş üzerinden süre değerlendirmesi yapmak daha mantıklı. Böylece işin uzmanı kişiyi de, cevap için doğru yönlendirmiş olursunuz. Sİze basit bir soru gibi gelse de, uzman için karmaşık bir soru olabilir ne zaman biter sorusu. Örneğin, iş yerimden bir kişi bu soruy 3 günde cevap veriyor. İşi gücü bırakıp; analizler yapıyor. Her şeyi didik didik edip, sayfalarca cevap yazıyor. En sonunda ise, isyan ediyor zamanını harcadığım için. Aslında soru basit ama herkesin sorudan anladığı farklı. Kimisi baskı hissediyor, kimisi gayet net cevaplar veriyor. Başka bir örnek de, yine kendi iş yerimden. Tecrübesiz proje yöneticisinin, bir mail atmak ne kadar zor olabilir ki demesi. Çok zor olabilir. Teknik detaylar, hazırlık, dil yeterliliği, özgüvensizlik, projenin beklenen kısmı vs gibi birçok parametre olabilir o maili yazmak için. Bir şey istenirken, ya da takip edilirken, işin zorluğu, karmşıklığı da göz önünde bulundurulmalı.

İkinci sorun ise, iletişimin planlanmaması. Aslında bugünkü konumuz bu. İşin uzmanı, müşteri tarafındaki uzmanla elbette doğrudan iletişim kurabilir ve sorunlarını giderebilir ama olay proje adımları ile ilgili olunca, bu yöntem birçok bilginin arada kaybolmasına neden oluyor. Benzer şekilde, nasıl olsa yüz yüze konuşuyoruz, sözlü olarak birçok şeyi kararlaştırıyoruz bakış açısı da, birçok bilginin buhar olmasına neden oluyor. Sonra toplantı yaptığınızda, herkes birbirine bakıp, hatırlıyor musun mutfakta kahve doldururken, şunu demiştim falan diyor. Takımın yarısı anlamsızca bakıyor. Söyleyen kişi, söylediklerinin çok önemli olduğunu düşündüğü için, kesin hatırlar derken; dinleyen ve cevaplayan kişi acaba ne konuşmuştuk diye duvarı seyrediyor.

Tüm bunları yaşamamak için iletişim planı iyi yapılmalı, iyi takip edilmeli. Kim kimle nasıl konuşuyor, hangi platformda konuşuluyor, ne sıklıkla konuşulmalı, ortak oturumlar nasıl olmalı, raporlar kime gönderilmeli, hangi bilgi kimi ilgilindiriyor iyi düşünülmeli ve planlanmalı.

Küfürle karşılık verebileceğiniz soru ve yorumlar:

• Geçen ki, maile seni eklemiştim görmedin mi?

Ortalama iş yoğunluğu olan bir kişinin, maile bakma süresi 10–45 sn. O sırada bir başka işle meşgulse, o maili okuduğunu bile hatırlamaz.

• Toplantıyı görmemişim

Bunu, projenin en başında kararlaştırdık mı? Davetleri gönderdim mi? Kabul ettin mi? O zaman bahane yok.

• Toplantı saatini kaçırmışım, çok yoğundum

Önceki cevabın aynısı. Dünyadaki tek meşgul insan sen değilsin.

• CC’ye seni eklemeli miyim?

Beni ilgilendiriyorsa, evet.

• Tatildekleri de, CC’ye ekleyeyim mi?

Evet, döndüklerinde, ne olup bittiğini anlamak için maden kazısı yapmak zorunda kalmamalılar.

• Maili kime atmalıyım?

Anana. Proje başında; takım, sorumluluk ve iletişim matrisi ouşturulmuştu.

• Dosyaları cloud’a yükledim, görmedin mi?

Hayır görmedim. Bilgiyi paylaştığını söyledin mi?

• Mühendislik mi yapacağım, bunlarla mı uğraşacağım

Mühendislik yapacaksın, yaptığın işin sorumluluğunu da alacaksın.

• Herkes zaten ….. konularında farklı bir yol izlediğimizi biliyor?

Bunu tartıştık mı? Sonuçlarını ortaya koyduk mu? Müşteri ile onayladık mı? Belgeledik mi? Hayır mı? O zaman, kimse bir şey bilmiyor. Bilmesini sağla!

Proje yöneticisinin görevi tüm bunları önlemek. Projenn en başında, planını herkesle paylaşıp, herkesin onayını almak. Sonrasında gelen soruları ise, en başta oluşturduğu plana yönlendirmek.