Başarı Ölçülür mü?

Proje yönetimi serisine başarı ölçü mü ile devam ediyoruz. Aslında hepiniz istatistiklerden ibaretsiniz. Matematiksel olarak ifade edilmeyen hiçbir davranış, yöneticilerinizin umrunda değil.

Böyle mi?

İyi yöneticilerse böyle olmamalı. Bazen rasyonellik ayağına yatıp, acımasızlaşabiliyor insan. Egosunu tatmin etmek için işten çıkarmalar, hakaretler, baskılar uygulayabiliyor. Göstericilere saldıran polisler gibi, gücünü göstermeyi sevebiliyor.

İyi bir yönetici ise tam arasında olmalı. Çalışanı kazanmaya çalışmalı. Birini işe uygun hale getirmek, rahat hissettirmek; yeni birini bulup, onunla uğraşmaktan daha az maliyetli. Bir an insanı umursadığımı zannetitini değil mi?

Gelelim proje yönetimindeki başarı ölçümlerine. En başta proje yönetimi ile ilgili bilmeniz gereken tek şey illüminati üçgeni demiştim. (zaman-kapsam-bütçe ortasına da kalite) Öyle ağzım laf yapmalı, sürekli konuşmam gerekiyor diye düşünmeyin. Hatta tam tersine, hiç konuşmasak, işi yapay zekaya devretsek; etkinlik 100000 kat artar. Gereksiz tartışmalara, toplantılara, kaprislere de gerek kalmaz.

Başarı kriterlerimiz de, tek bilmeniz gereken üçgenin parçaları. Onları ölçüp, projemiz hayatta mı, doğru yolda mıyız yoksa iha, siha yapmamıza rağmen fakirleşiyor muyuz diye öğreniyoruz.

Bu ölçüm için iki başlığa odaklanacağız. Kazanılmış Değer Analizi(earned value) ve zaman çizelgesi performans indeksi. İsimlere aldanmayın, bir numaraları yok ama yöneticilerinizi etkilemek, çalışanları strese sokmak için idealler. Bu terimleri olduğu gibi kullanırsanız, stresin keyfini yaşarsınız.

Kazanılmış Değerler Analizi( Earned Value Analysis)

Bu analiz aslında meşhur üçgenin köşelerini tek bir başlık altında topluyor. İşin en kısa tanımı, tamamlanan işle planlanan işin gerçekten verilen eforla kıyaslanması. Böylece bütçenizin üzerinde misiniz, altında mısınız görme şansınız oluyor. Buraya formül yazmayacağım. Meraklısı bulur zaten.

Burada dikkat edilmesi gereken bence iki konu var. Birincisi, yapılan işin yüzdesi doğru mu? Gerçekten o kadar mı yapıldı, bu yüzdeyi en iyi nasıl belirleriz. Dolayısıyla yapılacak işi gerçeği yasıtacak şekilde parçalara böldüğümüzde, toplam işe oranla ne kadarı bittiğini görmemiz mümkün. Yani iş paketlerinin en başta iyi tanımlanması, sonuç odaklı olması önemli. Yoksa dün %80 i bitmiş bir işin, bugün %80 kalmış olabilir.

İkinci nokta ise, harcanan efor. Genelde öğrenme, işe adapte olma gibi faktörler atlanıyor. Belirsiz kalıyor. Bu eforların ne kadarı projeye yansımalı ne kadarı yansımamalı, projeye yansımazsa kim ödeyecek o saatleri gibi soruların cevaplanması gerekiyor ki, gerçek üretken eforun farkında olalım.

Zaman Çizelgesi Performans İndeksi

Bu da adından anlaşılacağı üzere, işler ne kadar belirlenen zamana uygun, ne kadar değil onu anlatıyor. Kazanılan değeri, planlanan işe oranlayarak bulunuyor.

O an planlanandan daha çok iş bitirmişsen, hadi iyiyiz diyip işi salmıyoruz ama biraz akdenizli gibi hareket ediyoruz. Tersi olursa laz müteahhite dönüşüp, gereksiz gerginlik yaratarak işin bitirilmesini sağlıyoruz. Laz müteahhit modu bazen işe yarasa da, (çünkü doğrudan, tatavasız, sonuç odaklı) bazen tam tersine verimi düşürüyor. (çünkü gereksiz gerilim, iş motivasyonunu öldürüyor) Verimin düşmesini istemiyorsanız, önce işin karmaşıklığını, zorluğunu daha sonra da çalışanların isteklerini, motivasyonunu anlayın.

İnsanoğlu ofiste çalışıp, aynı işi yapmak için evrilmedi. Tek bir işten sürekli yüksek verim almak güç. Proje yöneticisinin görevi, verimin ve motivasyonun düştüğü noktaları tespit edip, gereken aksiyonu almak.

Gidip hintli askeri, kraliyet için savaşıyorsun dersen ikna edemezsin. Tanrı için savaşıyoruz dersen hangi tanrı der. Başka motivasyonlar lazım. İşi erken bitirmenin bir ödülü, geç bitirmenin de bir sonucu olmalı.

Analizi yaptık şimdi ne yapacağız

Sıra geldi eldeki verileri yorumlamaya. Veriler size süper bir güç veriyor. Geleceği tahmin ediyorsunuz. Zamanında biter mi, bitmez mi; bütçe yeter mi yetmez mi; ne kadar bütçe ile bitiririz bu işi. Tabii ki bunların hepsi verileriniz doğruysa geçerli. Yoksa günün çoğunu muhabbetle geçirirken, bir bakmışsınız proje yalan olmuş, para kalmamış, zaman gelmiş geçmiş. Size de kaçmak, ya da odanızı toparlamak düşmüş. Bundan kaçınmak için yapmanız gereken aksiyon almak. Neden iyi ya da kötü yönde sapmalar oldu, ortada bir risk ya da fırsat var mı yok mu, Bu iş hep böyle mi gidecek? Takım çok mu yoğun, projenin takviyeye ihtiyacı var mı? Eşinden ayrılan A kişisine kadar daha depresif gezecek, yakınını kaybeden B kişisine izin verip yerine başkasını alabilir miyim geçici olarak? Geçici olarak alacağım kişi projeyi anlamakla ne kadar zaman kaybedecek? C kişisi öğrenci gibi mi davranıyor, her şeyi erteliyor mu? gibi tonlarca soru üzerinde düşünüp, cevaplamanız ve çözüm üretmeniz gerekiyor.

Proje performans ölçümü de böyle. Kendi kendinize yarattığınız bir iş. Bir şeyler ölçüp, dünyayı kurtarma triplerine girip, sonra her şeyi kaybediyormuşcasına strese girdiğiniz; aslında ürün okutan kasiyerden, çöp toplayan çöpçüden, benzin dolduran pompaçıdan daha fazlasını yapmadığınız bir süreç. Yapay zekayı bekliyorum çok yakında…