Proje Yönetimi: Yürütme

Yiğidin harman olduğu yere geldik. Ekibin en sevdiği, işe koyulma aşaması. Özgüvenin yüksek olduğu, ortak bir algının üzerine, işe koyunulan yer.

Proje yöneticisi için ise, yine keyifli ama keyifli olduğu kadar da can sıkıcı bir kısım. Keyifli tarafı, planın artık pratiğe dökülüyor olması. İyi bir planlama yapıldıysa, genelde başta çok baş ağrıtmayan bir kısım. Planlama farklı sebeplerden dolayı yeterli değil ise, kılıcı çekip, cephenin önünde koşulması gereken aşama.

Taaruz planında en önemli kısım; rollerin iyi dağıtılmış olması ve herkesin sorumluluklarının sınırını, kapsamını iyi anlamış, projeyi doğru anlamış ve ortak bir algı üzerine işe olmasını sağlamak. Okçulara, arada kılıç da sallayın, diyip; yeniçerileri cephe gerisinde kullanırsanız, daha baştan kaybetmiş olursunuz.

Daha önce proje tipine göre kontrol sıklığını da artırıp azaltabilirsiniz demiştim. Zaman, para, hedefler, kaynak kulanımı ve dağılımı. Ne kadar sık kontrol ederseniz o kadar iyi, ama kontrol ederken de, kontrol ettiğinizi hissettirmemek bu işin sanatı. Yoksa sınavda öğretmen başında dikilince, bir kelime bile yazamayan öğrencilere dönüyor insanlar. Yaş, tecrübe ne olursa olsun, içindeki çocuğu atamıyor çoğu.

Risk de, bu noktada başlıyor aslında. Bazen kontrol ettikçe, küçük sorunlar büyürken; bazen de kontrol etmesem de bu iş her türlü yapılır, koskaca adamlar, tecrübe desen var, enerji desen var, özgüven tavan falan diye gözardı ettiğiniz sorunlar karşınıza atom bombası gibi çıkıyor. Riski yönetmek, kontrolü nasıl yapacağınızı belirlemek tamamen size ve elinizdeki projeye bağlı. Yeni başlayanlar genelde, her şeyi kitaplardaki gibi bekliyor; her sorun için net bir cevap ve çözüm önerisi bekliyorlar. Siz siz olun, başkalarının çözümlerini kopyalayıp, yapıştırmayın.

‘Profesyonel Bebek Bakıcılığı’. İşimiz bu. Bir sorunlar karşılaştığınızda, eğer önceden risk olarak görmediğiniz bir şeyse, yapılması gereken şey derin bir nefes alıp, sorun üzerinde düşünmek. Neden oldu, ne oldu, nasıl oldu? Etkisi ne? Ne kadar ciddi, ne kadar acil, nasıl çözebilirim, alternatiflerim neler? Bu soruları 1 saniye içinde cevapladıktan sonra, en saçma fikirle ortaya çıkıp, sorunu çözmeye çalışın. Doktor değilim, hayati bir risk yok diye de düşünmeyin. Verdiğiniz karar zamanı, zamana bağlı olarak projede yer alan herkesin hayatını etkiliyor. Belki, bu karar yüzünden ileride zaman daralacak, strese gireceksiniz. Sonra savunma sisteminiz çökecek, kanser olup öleceksiniz. Ya da hızlıca araya çıkıp, ofise dönmeye çalışırken; araba çarpacak ve öleceksiniz. Belki de, yanlış karar yüzünden projeyi beklenen sürede bitiremeyecek ve dünyaya çarpan meteoru durduramayacaksınız. O nedenle, kararı hızlı vermeli ama üzerinde düşünmeyi ihmal etmemelisiniz.

Proje yöneticisi ya da lideri teriminde ‘lider’ ve ‘yönetici’ kelimesi geçtiği için bazı insanlar gereksiz ego sahibi oluyor. Kötü haber! Kimsenin umrunda değilsiniz, dünyayı da kurtarmıyorsunuz. ‘Title’larınız sonradan uydurulmuş, gerçekte hiçbir anlam ifade etmeyen şeyler. O nedenle iletişim kurarken kendinizi üstte falan görmeyin. İşiniz neyse gereğini yapın, gereksiz anlam yüklemeye çalışmayın.

İletişim demişken, iletişim projenin %80’i. Sabah yapılan 1–2 saatlik boş muhabbet bazen hayat kurtarabiliyor. Hiçbir şey olmazsa, stres attırıyor. İş ortamını çekilebilir kılıyor. O nedenle, proje takibini tamamen resmi yapmak zorunda değilsiniz. Aynı şekilde birisi sizi sevmediğinde, anlaşamadığınızda, güvendiğiniz dağlara karlar yapdığında, projeye dahil olan kişiler yeri yersiz ağladığında bunu kişisel algılamamak en önemli meziyetlerden birisi. Kaç tane en önemli saydım bilmiyorum ama önemli.

İletişimi takip etmek, her zaman düşünüldüğü gibi kolay olmuyor. Bir sürü konu sözlü olarak çözülürken, bir sürü içerik de herkesle paylaşılmıyor, unutuluyor. Bazen de, herkesin anladığı farklı olabiliyor. Tamam tanılan işin aciliyeti anlaşılamayabiliyor vs. Burada sadece proje olarak değil, insan olarak da düşünmek gerek. Kimisi konuşmayı severken, kimisi sevmez. Kimisi kalabalıkta söz sahibi olmayı severken, kimisi birebir de etkilidir. Kimisi hava toplarında iyiyken…. pardon aklım futbola kaydı. Kısa kesersem; etkili iletişim için ortak noktalara odaklanmak kadar, kişileri anlamak, empati yapabilmek ona göre yaklaşmak, insanları tonlarca soru ve toplantıyla boğmamak gerekir.

Yine bazı yöneticiler, toplantıyı çok sever. Sürekli toplanalım, konuşalım, tartışalım. Ya da proje yöneticisi, sürkli toplantı isteyen, konuşan adam olarak algılanır. Bu kesinlikle doğru değil. Bence toplantılar, yapılacak işin verimliliğini, motivasyonunu öldüren şeyler ama yine de zaman zaman gerekli.

Projeyi yürütürken göz ardı edilmemesi gereken diğer konular da, değişim yönetimi ve kalite yönetimi.

Zaman, Bütçe ve İçerik(kapsam) demiştik. Proje yönetiminin, kısa özeti. Ortasına kalite de,koyduk mu, illumunatinin büyük oyununu bozuyoruz.

Projelerde, kapsam dışına çıkmak oldukça kolay. Çünkü proje süresince kişiler değişebiliyor, teknoloji değişebiliyor, market şartları, fiyatlar, rekabet koşulları gibi birçok şey değişebiliyor. Bir de, proje ilgilileri farklı farklı kişiler olunca, her kafadan bir ses çıkması muhtemel. Eğer akıntıya kapılırsanız, aya gitmeye çalışırken; kendinizi Yozgat’ta bulabilirsiniz. Proje lideri, akıntıya kapılmamalı. Tersine beyler aya gidiyorduk, Yozgat nerden çıktı diyebilmeli. Dikkat dağıtıcı öğeleri savruşturabilmeli. Ama mesela uzay üssü Yozgat’a taşındıysa. Bunu da projesine ekleyebilmeli. Dolayısıyla değişimi yönetebilmeli. Değişimi yönetmek, sorunu yönetmekle benzer. Bu değişim gerçekten gerekli mi, neden Yozgat, değişim projeyi nasıl etkiliyor, Houstan’dan Yozgat’a gitmenin bedeli ne, zaman ve para kaybı mı, katkısı ne, Yozgat aya daha mı yakın gibi soruları cevaplandıktan sonra değişim onaylanmalı, reddilmeli ve kayıt altına alınmalı.

Kalite yönetimi biraz daha farklı. Kısaca, gerçekler ve beklentiler aynı mı, standartları karşılıyor mu, geliştirilmesi gereken konular var mı? Süreçler doğru ve düzgün şekilde takip ediliyor mu, şeffaf mı, iyi açıklanmış mı?