Proje Yönetimi: Almanlık

Bir ara televizyonda neden artık inovasyon ülkesi değiliz, neden ABD ile yarışamıyoruz diye tartışıyorlardı. Cevabı basit Almanlıktan.

Almanların belirgin özelliklerinden birisi planlama. Her şey öngörülebilir olmalı, her şey sistematik olmalı ve sistem takır takır işlemeli. O yüzden her yerde bir sürü tabela görürsünüz. Fırsatınız olursa şunu deneyin:

Açık büfesi olan bir otelde kahvaltı ve açık büfe tabelalarını kaldırın. Sonra da, direktifler olmadığı için birbirine çarpan insanların hangi milletten olduğuna bakın. Muhtemelen büyük çoğunluğu Alman çıkacak.

Başka bir örnek Korona zamanı. Öngörülemez bir şeyle karşılaşıldığı için, büyük bir panik havası yaşandı.

Proje konusunda da, benzer şeyler oluyor. Önce bir proje nasıl yapılmaz, sonuna kadar tartışılıyor. En son herkes projeden nefret eder konuma gelince, artık proje planlaması başlıyor.

Bunun tersi de, gelişmekte olan ülke vatandaşları. Her şeye hallederiz diye başlayıp, hiçbir şeyi gerektiği gibi halledemiyorlar. En iyisi ikisinin arası.

Planlarken; gereksinimler iyi şekilde anlaşıldıktan sonra iş tutarlı iş paketlerine bölünmeli. Ben genelde bunu takımla yapıyorum çünkü projeyi yapacak olan onlar. Tepeden inme olduğu zaman proje sırasında bir sürü karşı görüş oluşuyor. İş paketlerinden beklenen sonuç net olmalı. Aksi halde paketten bomba da çıkabilir, başka şey de.

İş paketleri doğru şekilde belirlenip, sonuçlarla ilişkilendirildikten sonra, paketler arası etkileşim de gözden geçirilmeli. Mesela bir evin çatısını, temelden önce yapamazsınız. Ya da çatıyı yapmak için, duvarların boyanmasını beklemezsiniz. Birisi fayans döşerken, diğeri dış cepheyi boyayabilir mesela.

Diğer önemli nokta da, bütçeye uygun gerçekçi tahminler ve uygun takvim. Özellikle mühendisler, genelde oldukça özgüvenliler. Onlar(bizim) için her şey öğrenilebilir, yapılabilir. Gerçekler ise, yapılabilirlikten çok zamanında ve mevcut bütçe ile yapılabilirlik. Bu konudu elbette önceden değerlendirilmeli, proje planı yaparken de, eldeki imkanlara uydurulmalı. Genelde projeyi anlama ve adapte olma süreleri görmezden geliniyor. Tecrübe eksiklikleri atlanıyor. Tedarik ya da farklı sebeplerle bekleme süreleri unutuluyor.

Diğer bir konuda şelale(waterfall) mu agile mı konusu? Bu tamamen projeye bağlı. Kişi, herhangi birine tutulup, kesinlikle böyle olmalı dememeli. Hem projenin, hem elindeki imkanların hem de kendi gerçeklerinin farkında olarak konuya yaklaşmalı. Proje genel anlamıyla net ise ve bölümler arası, çalışanlar arası hiyerarşi keskin ise, waterfall bir seçenek olabilir. Belirsizlik fazlaysa agile daha mantıklı. Agile çoğu zaman sadece yazılım ile anılsa da, bence her türlü projeye bu yaklaşımı entegre etmek mümkün.

Agile için kervan yolda düzülür demiştik ama yol belli olmalı diye eklemiştik. Aynı zamanda sık sık kontrol edilmeli ve belirsizlikle zaman kaybedilmemeli demiştik. Yani A noktası, B noktası belli, Yol belli. Tek belli olmayan yolun nasıl geçeceği, ne gibi aksiliklerle karşılaşılacağı, trafik olursa ne yapılacağı, ekstra benzin gerekip gerekmeyeceği gibi.

Dolayısıyla planlama aşamasında, ne gibi riskler olabileceği de düşünülmeli ve eylem planı hazırlanmalı. Benzer şekilde iletişim konusu da düşünülmeli. Kritik projelerde daha sık ve kısa; düşük riskli, belirsizliği az projelerde az aralıklarla görüşülebilir. Ya da birçok sorun kağıt üzerinde paylaşılıp çözülebilir.(Açık Noktalar Listesi gibi)

İletişim en önemli konu bence. Baştan nasıl, ne sıklıkla, kimlerle konusunu netleştirmek; projenin ilerleyen aşamalarında da işinizi kolaylaştıracaktır. İletişim konusu da, ilginç. Ben ikiye ayırıyorum genelde. Gizli işsizler ve diğerleri. Gizli işsizler, konuşmayı ve toplantıları seviyor. Bol bol konuşup, vakit geçiriyor. Diğerleri ise, minimum iletişim ile işi efektif şekilde yapıyor. Diğerlerine de, dikkat etmek lazım. En azından ateşle falan haberleşmede fayda var. Yoksa her şey için çok geç olabilir.

Benzer planlama stratejisi günlük hayatta da çok işe yarıyor. Örneğin kariyerinizi değiştirmek istiyorsunuz am zaman bulamıyorsunuz. Hemen amacınızı belirleyip, kendinize süre koyun. Neleri öğrenmeniz gerektiğini, neler yapmanız gerektiğini sıralayın. Günlük ne kadar vakit ayırabileceğinizi düşünün. Öncelik sıralaması yapın. Neyi neden sonra yapacağınızı, neerin önemli nelerin o kadar önemli olmadığını belirleyin ve sistemli şekilde planınıza uymaya çalışın.

Sonunda hiçbir şey planladığınız gibi gitmeyecek. Saçma sapan bir sürü şey olacak. Daha çok kahve içip, daha çok strese gireceksiniz ama olsun. Yine de biraz planlı olmak, bilinmezin içine balıklama atlamaktan iyidir.

Günlük hayatta uğraşılması gereken bir sürü konu var. Ev işleri, temizlik, yemek, arkadaşlar, hobiler. O yüzden yapılacakları iş paketi olarak, blok olarak düşünürseniz; zaman stresine de girmezsiniz. Örneğin günde 20 dakika kitap okuyacağım. 1 saat de, yeni bir beceri öğrenmeye çalışacağım. O gün bir arkadaşınız çağırdığında, bu 1.5 saatlik bloğu başka yere kaydırırsanız. Hem planlarınızı aksatmamış olursunuz, hem de kendinizi izole etmemiş olursunuz. Eğer planlarınız net değilse, sık sık kendinizi takip ederek ne kadar başarabildiğinizi, ne kadar başaramadığınızı da görürsünüz.

.