Başlangıç ile ilgili ne yapılacak, nasıl yapılacak, kim yapacak, neyle yapacak, kim için yapacak, yapmazsa ne olacak, yaparsa başımız göğe mi erecek, dış mihraklar boş mu duracak, onlarca aç doyacak mı, yetimlerin yüzü gülecek mi, suç azalacak mı, insanlar sadece insan olduklarını anlayacak mı aşaması demiştim.
Tüm bunları toparladığımız dökümana ‘Project Charter’ diyoruz. Türkçesi ‘Proje Başlatma Belgesi’ imiş. Bu olmazsa, projeler başlamıyor, paydaşlar hüngür hüngür ağlıyor. O yüzden bu aşama proje başarısı açısından önemli. Yoksa alışveriş listesi olmadan, aç karnına alışverişe gitmek gibi oluyor. O an canın ne isterse paranı ona harcıyorsun. Sonra dolapta çürüyüp gidiyor birçok şey. Hem verdiğin para çöp oluyor hem de elindekiler.
Bu aşamada önemli bir diğer nokta ise projenin kimi ilgilendirdiğini ve bu insanların projeyi nasıl etkilediğini ortaya koymak. Paydaşlar yerine ilgililer demeyi tercih ediyorum. Çünkü bence kimse paydaş değil. Herkes köle ya da tam tersine projeden alakasız, parasını nasıl harcayacağını bilmeyen para sahipleri. Projede bir payları var mı? Yok ama paraları var. Projeyi yapan da aynı şekilde. Projeyle bir ilgisi var mı? Aslında kendisine para verilmese, yapılacak şey istenmese, hiçbir ilgisi alakası olmayacak. Ama evde çoluk çocuk bekliyor, ilgiliymiş gibi davranmak zorunda. Paydaş demek zor.
İlgililer şunlar:
- proje sponsorları
- proje yöneticisi
- proje takımı
- departmanın başları
- müşteriler
- tedarikçiler
- yatırımcılar
- yasal süreci yürütenler ve benzer huysuz kişiler
Proje yöneticisi tüm bunları düşünüp, etkilerini değerlendirip not almalı. Mesela departmanların kendini müdür olarak nitelendiren başları, çoğu zaman kolasını çekirdeğini alıp projeyi izlerken, müşteriler olaydan habersiz gülümserken; proje yöneticisi sponsor, tedarikçi ve yasal yükümlülükler arasında ezilmemeye uğraşıyor. Doğal olarak ingilizcesi ‘stakeholder’ olan paydaşları, bence ‘steakholder’ olan ruh ve kan emicileri iyi belirlemek lazım.
Projeye başlamadan önce fizibilitenin de iyi yapılması lazım ki, olmayacak duaya amin denmesin. Yoksa GAP projesi gibi işsizliği bitirecek, bölgede çiçekler açtıracak proje sadece birkaç baraj projesinden öteye gitmez. Ya da avrupanın en eğlenceli ve büyük eğlence parkı yerine, sadece alakasız dinozorlarıyla anılan bir projeye dönebilir.
Diğer önemli kısım da, takımın ve gerekli malzemelerin belirlenmesi. Çorbayı çatalla ve düz tabakla yiyemezsiniz. Çorbayı yapacak da kimse yoksa, zaten işiniz zor.
Şu an kervan yolda düzülür modeliyle çalıştığım yerde, bir yandan da büyümeye çalıştığımız için projelerin hepsine yetecek kadar kişi yok(tu). Birkaç uzmandan bir kaçı sakatlanıp sahaya veda ederken, bir kısmı da emekli oldu. Geriye kalanlarla, yenileri entegre etmeye çalışırken; projelere giren çıkan da bir ara belli olmaz oldu. Ara ara Allah’ını seven defansa gelsin taktiğiyle, ekibin hepsini patlayan projeye yığdığımız oluyor. Doğal olarak her projeye katılan yeni insanlar önce projeyi anlamak için vakit harcıyor, adapte olup bir şeyler yapmaya başladığında ise o kişiyi bambaşka bir projeyle etkisiz hale getiriyoruz. Bir de proje başlangıç dökümanı yoksa, proje yöneticisi iş bilmiyorsa, aynı anda 10 tane proje bakarmış gibi yapıyorsa işiniz daha da zor. Bir de proje bir anda başlarsa tadından yenmiyor. Neyseki bu günleri geride bıraktık. İdeal senaryoya yaklaştık.
İdeal senaryoda ise, takım önceden belirlenir. Malzemeler, eğitim ihtiyacı bilinir, öğrenme süreci hesaba katılır, yolda düzülecek kervanın malzemeleri hazırlanır, en azından yol belirlenir, yalancı gülüşlerle projeye başlanır.
Proje başlangıcı için bir diğer rutin de, kick-off. Malumun ilanı. Buradaki amaç herkesin aynı şeyi anlaması, proje başlamadan belli konuların konuşulması, açık noktaların giderilmesi ve bugün başladık denmesi. İleride sorun çıktığında da, ben anlatırken uyuyordun, bunun olacağını en baştan söylemiştim diyebilmek.
Yine ideal senaryoda; tüm fizibilite tamamlanır, belgeler oluşturulur, herkes tarafından onaylanır ve proje başlar. Küçük firmalarda ise proje başar, herkesi bir telaş sarar, herkes sağa sola çığlık ata ata anlamsızca koşturur, proje yöneticisi dünyaya bir meteor çarpsa da rahatlasak diye düşünür ama bir yandan da, paniği bastırmaya uğraşır. Uçak türbülansa girdiğinde, hepimiz öleceğiz diye bağrırsanız. Muhtemelen arada birkaç kişi harcanır. O yüzden bunu yapmamanız ve sakin kalmanız önemli. Pilotsanız da, sorunu nasıl çözerim diye düşünmeniz gerekir. Hızlıca çıkıp, uçaktan atlamak yerine, bir planla uçuşu güvene alırsınız. Tam da proje yöneticisinin yapması gereken bu. Hazırlanmamış dökümanları hazırlarken, panik modunu yumuşak bir kalkışa çevirmek.
Geçenlerde okuduğum şeylerden birisi şuydu, gömülü sistemler projelerinin %65 ten fazlası gecikiyor. O nedenle en baştan itibaren düşünülmesi gereken, projenin süresinden, açık noktaların belirlenmesi, hızlıca giderilmesi ve proje akışının mümkün olduğunda stabil hale getirilmesi. Kervan yolda düzülse bile, planlı olmak şart.
İşten anlamayan, sadece parası olduğu için her şeyi yaptırabieceğini sanan insanlar genelde saçma beklentilere giriyor. Bu gibi durumlarda her adımı en şeffaf şekilde anlatabilmek önemli. Çünkü şark kurnazlığı, eninde sonunda ortaya çıkıyor. Bir şey sakladığınızda, atladığınızda sorumluluk doğal olarak sizin üzerinize biniyor. Açık ve net olduğunuzda, her adımın, her kuruşun hesabını verir durumda olduğunuzda temel proje yönetimi kısıtlarının da önemi azalıyor. (Zaman, kapsam ve bütçe)
Tüm bunları günlük hayatımda nasıl işe yaratabilirim? Beklentileri kontrol altına alarak. Hayattan beklentiniz ne, hedefleriniz ne, çevrenizde kimler var. Bu insanlar beklentileriniz ya da hedefleriniz önünde bir engel mi yoksa tam tersine sizi destekliyorlar mı? Ya da siz ne kadar gerçekçisiniz.
Örneğin, karakter değişikliği istiyorsunuz ama işten sonra kendinizi o alanda geliştirmek yerine, zamanınızı kafede arkadaşlarınıza geçiriyorsanız o işin olma olasılığı sıfır. Siz çalışmayı hedefliyorsunuz ama arkadaşlarınız sizi engelliyorsa, anlamıyorsa hedefinize başarılı şekilde ulaşma ihtimaliniz sıfır ya da sadece şansa bağlı.
Doğru beklenti, doğru materyal ve doğru kaynaklar.
bahadirhancicek 
Leave a comment