Yepyeni bir seriyle yazmak için yazmaya devam. Bu sefer seriyi kısa planladım. 10 bölümcük.
İçerik proje yönetimi hakkında. Şimdiye kadar farklı farklı konularda atıp tuttup. Bu sefer yaptığım işle ilgili bir şeyler yazayım. En azından tecrübemden bir şey katabilirim, kimisini yol yakınken döndürebilirim, kimisini de biraz proje yönetimi terminolojine alıştırırım diye düşündüm.
Elbette burada kitap bilgileri anlatmayacağım. Biraz da, hayattan örnekler verecek, günlük hayatımıza transfer edebileceğimiz ya da günlük hayatımızdan proje yönetimine transfer edebileceğimiz yetenek ve becerilerle ilgili yazacağım. Kısacası, amaç herkese hitap etmek. Proje yönetimi ığğğ diyip kaçmayın.
Proje Yöneticisi ne demek?
En temel olarak zaman-bütçe-içerik + İLETİŞİM olarak tanımlayabilirim. ama daha iyi bir tanım var: Bebek Bakıcılığı.
Yaklaşık bir yıl önce dünyanın en zengin teknoloji firmalarından biriyle görüştüğümde, görüşmeyi yapan adamın tanımı şu ana kadar duyduğum en iyi tanım olabilir. ‘Profesyonel Bebek Bakıcılığı’.
Daha iyi bir tanım yok. Bebeğiniz var ve en iyi şekilde büyütmeye çalışıyorsunuz. Bir yandan onun için en iyi ortamı hazırlamaya çalışıyorsunuz, bir yandan da onu sürekli seyretmeniz lazım ki, oraya buraya kafasını çarpmasın, bir yerde ezilmesin, pencereden düşmesin, hayatta kalsın. Başarılı şekilde büyüyüp, kendi ayakları üzerinde durana kadar uğraşıp durmak zorundasınız. O nedenle, patron olsam kesinlikle proje yöneticisi olarak anne olan birini tercih ederim.
Teknoloji firmasında proje yöneticileri genelde en uyuz tipler oluyor. Sürekli iş bitti mi diye darlayan, ne zaman bitecek diye soran, işe elini atmasa bile her şeyi kendi yapıyormuşçasına triplere giren tipler. Doğal olarak çok da sevilen tipler değiller. Özellikle benim gibi proje ekibinin bir parçası değillerse. İyi, kötü ve eh işte proje yöneticileri de tam olarak bu noktada ayrılıyor aslında. Profesyonellik bu noktada konuşuyor. İyi bir proje yöneticisi, herkese aynı değil, kişiye özel davranmak zorunda. Duygusal olarak insanları anlamalı ve ona göre taleplerde bulunmalı. Proje tehlikede olsa bile bunu hissettirmemeli. Ebeveynler korktuklarını hissettirirse, çocuk güvende hisseder mi? Hayır. Aynısı proje yöneticisi için de geçerli. Tüm bunların dışında proje yöneticisi bilmediğini de hissettirmemeli. Aptalca da olsa sorularını sormalı ve doğru sorular sormayı öğrenmeli. Güven ve itibar gökten inen şeyler değil, kazanılan şeylerdir.
İlerleyen bölümlerde daha detaylı anlatacağım ama şunu da ekleyeyim. Proje yönetimi bir yandan oldukça gereksiz olsa da, bir yandan da son derece gerekli bir pozisyon. Sanılanın aksine sadece konuşan, kolay bir rol değil; aksine birçok beceriyi gerektiren bir rol. En önemlisi ise iş ilanlarında gülerek geçtiğimiz iletişim becerisi. İnsanla uğraşmak, roket uçurmaktan çok daha zor.
Lise zamanlarında, ne okuyacağımı düşünürken aklımda net olan tek bir şey vardı. İnsanla uğraşmamak. O yüzden sosyal bilimleri, dişçiliği, tıpı kafamda elemiştim. Hedefim elektronik mühendisi olmak ve bu işin daha çok bilimiyle uğraşmaktı. Artık bunu nasıl dilediysem, halen daha aynı hedefe ulaşmaya çalışıyorum. Heralde bi ara ulaşacam.
Bu hedefe ulaşma yolunda, yüksek lisans da yaptım. Yüksek lisans tezimde hedefe çok yaklaşmışken, kendimi bir anda alakasız bir sektörde proje yöneticisi olarak buldum. Hem de kesinlikle bu sektörün yanından geçmem dediğim bir sektörde.
Burası bir fabrikaydı. Üretim oldukça standarttı. Benim için en büyük zorluklar dil ve alandan nefret etmemdi. Yine de oradan alabileceğimi almaya çalıştım. Sonra özüme döneyim diye bir şeyler tasarladım, şirkete kar getirecek bir şeyler ürettim ama proje yönetmediğim için işten çıkarıldım.
Üretim standart dediğim şey Waterfall (yani şelale modeli). Anlamı şu. Bir işi bitirmeden diğerine geçme. Biz de bu standardı takip edip, güçlü aksanlı saha elemanlarıyla konuşmaya çalışıyorduk. Temelde proje yönetimi ne demek burada öğrendim. Ağlayan paydaşların, ekip arkadaşlarının, iş ortaklarını memnun etmek; bu sırada aksaklıkları gidermek, tedariği sağlamak ve tüm bunları yaparken kırmızı tuşa basıp dünyayı yok etmemek.
Bu işten ayrılınca kendime söz verdim. Mühendis olup, dünyayı kurtaracağım diye. Bir firma beni aldı. Sen mühendissin ama tecrüben var proje yönetimine de yardımcı olur musun dedi? Tabii ki ne demek ama mühendislik garanti mi diye pazarlıklar sonucu yeni pozisyonuma alıştım derken; yönetim değişiklikleri, strateji değişiklikleri sonucu kendimi yine proje yöneticisi olarak buldum. Bu sefer yaptığımız işi anlıyordum. Ağlayan paydaşlar şiveli değillerdi ama çoğu zaman ben napıyorum diye kendime soruyorum. Ne iş yapıyorsun sorusuna? Bilmiyorum diyorum.
Diğer firmanın aksine bu firmada yazılım ve donanım üretiliyor. Waterfall değil Agile. Yani kervan yolda düzülürün profesyonel hali. Bu sefer o bitti buna geçelimden çok, bir başlayalım da bakarız diye işe koyuluyoruz. Paydaşlar daha çok ağlıyor, bazen Arif’in Manchester’a attığı golü arıyorduk nerelere geldik falan diye kafa karışıklığı yaşıyorlar. Aynısı tasarımı yapan takım için de geçerli. Proje yöneticisi olarak ulvi göreviniz, insanları hedef çizgisine geri çekmek.
Mühendislerle ve uzmanlarla çalışmak oldukça zor. Çünkü bu insanlar her şeyi bildiklerini zannediyorlar. Proje yöneticisi onlar için işten anlamayan, gürültü yapan adam. Mühendisin isteği, en iyi ürünü, en iyi tasarımı çıkarmak. Şirketlerin görevi ise etkili şekilde kar elde etmek. Bunu yaparken de, müşteriyi de memnun etmeniz lazım. Dolayısıyla bütçeniz, zamanınız ve işin kapsamı sınırlı. Ama agile dedik, çok dinamik atik bir şekilde çalışıyoruz falan dedik, nasıl olacak bu?
Olmayacak. Bu sefer 5 tane bebeğe aynı anda baktığınızı düşünüz. İŞe olduğu gibi atlarsanız, muhtemelen en son camdan atlarsınız. Bunu önlemek için önemli olan şey gereksinimlerin farkında olmak, beklentileri netleştirmek, bütçenizi ve zamanınızı ona göre planlyarak işe koyulmak.
Biraz genel anlamda bakarsak aslında 5 aşama var.
- Başlangıç
- Plan
- Uygulama
- Kontrol
- Kapanış
Sonrasında da kutlama.
Başlangıç
Aslında bu adımlar her şey için geçerli. Sınava çalışacaksanız da aynı, çocuk büyütecekseniz de, ev işi yapacaksanız da, arkadaşlarınızla görüşecekseniz de.
Başlangıç aşaması, ne yapıyoruz, ne yapacağız, neyle yapacağız, kime yapıyoruz, yapıp dünyayı mı kurtaracağız, bu kadar işi kim yapacak, yapamazsa nolacak, dış mihraklar boş mu duracak ile ilgili. Bence prjenin en önemli kısmı ama şimdiye kadar gördüğüm kadarıyla sadece benim düşüncem bu.
Plan
İster waterfall olsun, ister agile, ister her ikisi de. Beklentiyi anlamak, herkesin anlamasını sağlamak, kaynaklarını bilmek, gereksinimleri ortaya koymak, iş paketlerini doğru şekilde oluşturmak, olası riskleri olabildiğince ortaya koymak, risk faktörlerine karşı ne önlemler alınacağını düşünmek, öngörülmesi imkansız belirsiz risklere karşı neler yapılabiliri belirlemek, zaman planını iyi oluşturmak proje başarısı için oldukça önemli. Yoksa çocuğu yapar, gece gündüz uyumadan beslemeye çalışırsanız ya siz bir süre sonra kafayı kırarsınız ya da çocuk saçma sapan bir şey olur.
İletişim
Bazen yapay zeka işlerimizi alsa da, rahatlasak diyorum içimden. Bazen de toplantıda boş boş bakıp, napıyoruz biz diyorum. Kimi zamanda içimden ‘sanki dünyayı kurtaruyorsunuz amk’ diye geçirirken kendimi toplantının ortasında kahkaha atarken buluyorum. Bir keresinde de, dergilerdeki fotoğraflara bıyık çizen çocuklar gibi kafamda, insanların farklı versiyonlarını kurguluyorum.
Bana sorarsanız, proje yönetiminin en önemli kısmı iletişim. Gerçekten bazen hayretler içinde kalıyorum. E-mail ile 5 dk’da çözülecek bir sorun saatlerce tartışılabiliyor. Sonunda da herkes, zamanı olmadığından şikayet ediyor. Koca koca adamlar ister 10 sene ister 20 sene tecrübeli olsun, iki cümle kurmaktan aciz olabiliyorlar ya da kimi zaman ellerindeki işi bitirmelerine rağmen bitirdiklerinin farkında olmuyorlar. Sonra neden insanoğlundan nefret ediyorum!
Proje yöneticisi konuya hakim değilse, uzmanlar daha çok teknik detaya girip onu dışlama eğilimi de gösterebiliyorlar. O yüzden doğru soruları yöneltmek önemli ama en önemlisi anlamadığınız her şeyi sormak ve cevap alana kadar ısrarcı olmak.
Benzer şekilde müşteri ya da iş ortağınız da, sabırsız olabiliyor. Ya da işten anlamıyor sadece sonuç isteyebiliyor. Bu noktada da, doğru sorular sorup, her şeyi netleştirmek önemli. Ayrıca süreci en şeffaf şekilde yürütmek. Yoksa her şeyin sarpa sarması iki saniye.
İletişime şunu da ekleyeyim, beyaz yakalılar zor insanlar. Sahip oldukları rolleri kendi deyimleriyle ‘title’ları çok önemli görüyorlar. Bir şeylerin yönetici olmak, müdürü olmak, sahibi olmak onlar için inanılmaz bir gurur kaynağı. Dolayısla bir de ego savaşı var ortada. Hiçbir şeyi bu kadar ciddiye almaya gerek yok bence. En iyisi kendin olup, dalganı geçerek işi en iyi şekilde yapmak.
Uygulama
Şu ana kadar ideal bir uygulamaya rastlamadım. Genelde işin direk içinde olan dizayn/üretim her ne ise o ekibin en sevdiği kısım bu oluyor. İşler yürüyor mu evet, her şey yolunda mı evet. Yüzlerin güldüğü, insanların bir şey yapıyoruz sonunda dediği kısım. Ta ki, bir şeyler yanlış gidene kadar. Yanlış gidince, sinir, stres, birbirini suçlama vs. O nedenle plan ve ortak anlayış önemli. Bence diğer önemli şey de, bir şeyler yanlış gidince suçlu aramamak. Bebek bir anda koşmaya başlamıyor. Düşüyor, kafasını yarıyor, bir yerlerini çarpıyor. Sobaya dokunuyor elini yakıyor vs. Siz gidip sobaya kızarsanız, o çocuk bir daha sorumluluk falan almaz. Sürekli dış mihraklar falan der durur. Çocuğu suçlarsanız da; sürekli tetikte olur, suçlu hisseder, korkak olur, ezik olur. O yüzden sobanın soba olduğunu anlatırken, örümcek adamın kurgu bir karakter olduğunu da anlatmanız lazım. Ayrıca hatalardan ders alıp, sobayı bir sonraki sefere çocuğun oynayacağı alanın dışına kurarmanız ya da çocuğa başka bir yerde oyun alanı oluşturmanız herkes için sağlıklı olacaktır.
Uzmanlarla konuşurken de; hem onların sorunlarını iyice anlayıp, engelleri ortadan kaldırmanız hem de projeyi amacından saptırmadan, bütçenizi harcamadan, gecikmelere sebep olmadan işi yürütebilmeniz lazım.
Ortamlarda uzman olarak sattığınız kişiler tecrübesiz elemanlar olabilir mesela. Belki üniversiteyi yeni bitirmiş, belki de alana hakim olmayan birileri. Sorduğunuzda, her şeyi yapabilir durumda olurlar. Ya da her şey halledilir gözükür ama uygulamada tam tersi olur. Paralel birçok iş arasında kaybolabilirler. Sonuca ulaşmakta zorlanabilirler, sorunlarını saklayabilirler. Profesyonel gözükmek için, zorlandıklarını gizleyebilirler ya da tersine her şeyi sorarak işi yavaşlatabilirler. Bu kişileri de, idare etmek; önceliklerine destek olmak, sorunları anlatmasalar da, takip edebilmek, onlara kolaylık sağlamak, destek olunmasını sağlamak da yine proje yöneticisinin görevi.
Uygulamadaki bir diğer zorluk da, tecrübeden bağımsız olarak öğrenci mentalitesi. Son gece çalışma, en zor işi en son ana bırakma da oldukça yaygın bir insan psikolojisi. İyi bir proje yöneticisi bunun önüne geçebilmeli, takip edebilir olmalı.
Kontrol
Geçen gurbetçiler yazısında şöyle yazmıştım. Gurbetçilerin Türkiye’ye gelip abuk sabuk davranmaları sadece onların ilkelliğinden değil, aynı zamanda Türkiye’de kontrol olmaması, eylemlerin sonucunun olmamasından dolayı.
Proje için de aynı şey geçerli. Takip etmezseniz patlar çünkü kimse genelde yaptığı iş dışındaki şeylerle ilgilenmiyor. Dökümanları takip etmek, süreçteki hataları bulmak, optimize etmek, öncelikleri takip edip, doğru öncelikleri belirleyerek zaman kaybını önlemek, riskleri gözden geçirerek risk faktörü oluşmadan önlemek proje yöneticisinin görevi.
Örneğin, bir şey belirsiz ise, daha sık kontrol edilmeli. Belki her gün (daily stand-up) ya da hafta da bir. Zaman olarak çok kısıtlı olduğunuz bir durumda, haftada bir ya da ayda bir görümeniz, en baştan zamanı kaçıracağınızı garanti eder örneğin. Neden? Çünkü bir problem çıktığında, o problemin size ulaşması 1 hafta sürer. Genelde kimse çıkıp da, sorunum var hemen çözümesi lazım demez. Nasıl olsa haftalık konuşmada anlatırım diye bakar. Birkaç hafta sonra bir bakmışsınız, projeniz risk altında.
Bebeğin altını düzenli kontrol etmezseniz, pişik olur. Bu sefer günlerinizi kremlemekle, pişiği geçirmekle uğraşırsınız. Yaranızı hemen sarıp tedavi etmeye kalkmazsanız, iltihaplanır iyileşme süresi uzar. Kanseri zamanıdna teşhis etmezseniz, geçmiş olsun.
Kapanış
Uzun projelerde çok olası bir durum, proje ekibinin duygusal bağı. Sanki kendi çocukları gibi kopamayabilirler. Ya da tam tersi bitmek bilmeyen değişilikler, istekler, talepler, en baştaki kötü planlama, belirsiz hedefler yüzünden bir türlü son gelmez. Sürekli ileriye ötelenir.
Bunu önlemek için, planlama ve başlangıç kısmı çok önemli. Sonrasında ise takip ve sonuç O nedenle plan yaparken, her şey sonuç odaklı olmalı. Sonuçlar, oyunlardaki checkpointler gibi kapatılmalı. Tüm paketler kapandıktan sonra da, işe güzelce veda edilmeli. Kapanış tam olarak bu demek. Ne yapacaktık, ne yaptık. İkisi aynı mı? Herkes durumdan memnun mu? Kızımızı verdik gitti mi?
Veremedik. Başlık parası, hastalık, psikolojik sorunlar, biraz daha zaman ihtiyacı vs varsa bunlar önceden belirlenmeli, konuşulmalı ve anlaşılmalı. Yoksa hem vakit hem para kaybı.
Kısaca özetlersek. İnsanlar rollerini ve kendilerini bu kadar ciddiye almasaydı, iletişim de daha kolay olacaktı. Herkes daha açık ve direk iletişim kuracak. Dramaya da gerek kalmayacaktı. Bu durumda proje yöneticisine de ihtiyaç olmayacaktı.
Proje başlangıcı, gereksinimleri, ihtiyaçları, dökümanları, takibi, planı, iş paketleri, kaynaklar, tasarım her şey makinalar tarafından yapılabilir aslında. Projenin başına çoban gereksinimi tamamen, gereksiz dramayla ilgili. Şu ana kadar bebek dedim ama ergen bir çiftin ilişkisi olarak da düşünebilir proje işleri.
Proje yönetimi bence ‘bullshit’ bir iş. Teknik olarak işin içinde değilseniz, dışarıdan izlediğiniz saçma sapan bir iş. Güzel tarafı ise, günün sonunda ekip işi bitirmeye çalışırken, sizin eve gidip keyif çatabilme lüksünüz. Yine de iyi bir proje yöneticisi, bunu yapsa bile ekibini motive edebilmeli. Köle masterı gibi takılırsanız, o köleler ayaklanır sizi boğabilir.
bahadirhancicek 
Leave a comment